Коммуникации при проведении выставок (ярмарок)

метки: Выставка, Коммуникация, Ярмарка, Особенность, Деловой, Клиент, Реклама, Материал

В современной концепции маркетинга ярмаркам и выставкам придается особое значение. Многие американские фирмы более 20 % всех средств, выделенных на маркетинг, используют в качестве затрат на подготовку и участие в ярмарках и выставках. Еще более значителен удельный вес последних затрат для европейских фирм — он достигает 25 %.

Российская сфера выставочной деятельности уже прошла стадию становления, однако еще имеет потенциал роста. Выставочные мероприятия представляют предприятию широкие возможности одновременного распространения и получения широкого спектра экономической, организационной, технической и коммерческой информации. Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным и мощным средством формирования маркетинговых коммуникаций предприятий. Этим объясняется актуальность темы работы.

Цель данной работы — разработка коммуникативной стратегии выставочной деятельности Союза дизайнеров Москвы.

Задача — рассмотреть систему коммуникаций при проведении выставок и ярмарок, проанализировать основные коммуникационные аспекты выставочной деятельности.

I. Теоретическая часть

1. Сущность выставок и ярмарок

В настоящее время термины «выставка» и «ярмарка» приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова-синонимы. Они обозначают специфическая форма маркетинговой коммуникации (рекламы и PR, стимулирования продаж), при которой на относительно небольшой по размерам оборудованной территории демонстрируются для продажи образцы новых товаров или предлагаются услуги с целью их последующей реализации. (Глоссарий рекламных терминов, . В то же время необходимо отметить остающиеся различия, в основном, организационного плана, что отражено в следующих определениях.

Выставка — показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.

Ярмарка — международная экономическая выставка образцов, которая в соответствии с обычаями той страны, на территории которой она проводится, представляет собой крупный рынок товаров, действует в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном и международном масштабах.

Выставка как средство рекламы

... компаний, занимающихся рекламной, выставочной и туристической деятельностью и тематических Интернет-порталов. 1. Выставка как средство рекламы в СКС и Т 1.1 Понятие выставки и ее характеристика Выставки возникли как средство публичной демонстрации ...

Участие в выставках является одним из наиболее мощных инструментов в комплексе маркетинга. Оно включает в себя возможность представления всего ассортиментного ряда компании в сочетании с личным контактом с клиентами.

Функции маркетинговых коммуникаций

Основные функции любой выставки/ярмарки — свести вместе спрос и предложение, дать информацию, продемонстрировать тенденции и разработки — все это в одно время и в одном месте, с возможностью живого общения.

Выставки и ярмарки — уникальное средство достижения маркетинговых целей, поскольку дают возможность охвата всего рынка.

Кроме того, выставки и ярмарки являются индикатором экономических трендов и тенденций развития рынков, поскольку отражают процессы, происходящие на рынке, его изменения, а также направление и скорость его развития. Выставки и ярмарки — это больше чем инструмент маркетинга, это, по сути, место для заключения сделок.

Функция выставок как места для личных контактов и живого общения имеет фундаментальную важность в наше время возрастающего распространения средств телекоммуникации, новых СМИ и интернета.

1. Продвижение, запуск новых продуктов, продажи

Выставки и ярмарки эффективны для решения основных маркетинговых задач, поскольку дают возможность: получить новых клиентов и осуществить качественные контакты с потенциальными клиентами, поддержать контакты с имеющимися и лояльными клиентами, возобновить контакты с бывшими клиентами, вывести на рынок новые продукты или услуги, продемонстрировать и продвинуть весь ассортимент продуктов или услуг, стимулировать продажи, выстроить и улучшить имидж бренда, провести PR кампанию, вызвать интерес со стороны СМИ.

2. Оценка рынка, сбор информации, взаимодействие

Выставки и ярмарки — наиболее экономичный вариант проникновения в сердце конкретного сегмента бизнеса, поскольку помимо возможности заключения сделок они позволяют: узнать больше об ожиданиях клиентов и потенциальных клиентов, оперативно узнать мнение клиентов по ассортименту продукции и имиджу компании, собрать и расширить базу данных потенциальных клиентов, изучить рынок и конкурентов, оценить потенциал рынка, своевременно узнать об инновациях и новых технологиях, подтвердить свое присутствие на рынке, найти возможных агентов и дистрибьюторов, инициировать договоры о сотрудничестве, партнерстве и совместных предприятиях, найти новых сотрудников.

Согласно статистике, выставки и ярмарки отвечают потребностям бизнеса в области сбора информации о рынке и позиционирования компании в «одном месте».

3. Инвестиционная

Выставки и ярмарки дают высокий показатель окупаемости инвестиций. Более того, затраты на стимулирование сбыта оказываются эффективнее, если они сопровождаются участием в выставках и ярмарках.

Цели и задачи маркетинговых коммуникации при проведении выставок и ярмарок

Перед принятием окончательного решения об участии в выставке, необходимо поставить четкие цели. Эти цели должны содержаться в общем маркетинговом плане предприятия, в который должно быть предусмотрено участие в выставках.

Чем я могу быть полезен компании

... надо вести беседу свысока. Лучший вариант — занять позицию партнера и обсудить, что вы и компания можете дать друг другу. 2) Подобный ответ характеризует кандидата не с лучшей стороны. ... как это будет способствовать, к примеру, привлечению новых клиентов, или получению дополнительной прибыли, или сокращению существующих издержек. «Я обладаю знаниями и опытом, которые необходимы для этой ...

Маркетинговые цели и задачи:

1. Создание эффективного имиджа;

• Выставки предоставляют эффектные возможности для создания имиджа: различные презентации, шоу, работа на выставке. Все это позволяет создать эффективный имидж компании.

2. Поиск новых рынков;

• Поскольку компании находятся в постоянном поиске новых рынков сбыта, новых клиентов, это очень важная маркетинговая цель.

3. Привлечение новых покупателей;

• Выставки посещаются не только профессионалами, но и потребителями, так что задача привлечения новых покупателей очень актуальна.

4. Поиск новых посредников;

• Так же как и привлечение новых покупателей, поиск новых посредников остается важнейшей маркетинговой составляющей.

5. Позиционирование своей продукции относительно товаров-конкурентов;

• Конкуренция — обязательное явление в рыночной экономике, и на выставке хорошо видно, какую позицию занимает каждая компания.

6. Определение возможного спроса на новый товар;

• На выставке-продаже можно спрогнозировать спрос на новый товар, а также уровень заинтересованности.

7. Завязывание деловых контактов в другой стране;

• Для успешного развития бизнеса в другой стране не обойтись без контактов. Выставочная площадка — идеальное место для завязывания деловых контактов, тем более в нужной отрасли.

8. Интенсификация рекламы нового товара;

• Выставка может также выступать как часть продвижения компании или товара.

9. Поддержка связей со старыми клиентами;

• Участие в выставках, являясь также частью поддержания имиджа, помогает поддерживать связи со старыми клиентами.

10. Знакомство с новинками, тенденциями и новыми технологичными достижениями;

• Одна из важнейших задач выставок-инноваций, ознакомить людей с новинками отрасли, достижениями промышленности.

11. Промышленный шпионаж;

• В ходе выставки есть возможность открыто посмотреть, как работают конкуренты.

12. Непосредственный сбыт продукции

Данная задача актуальна для выставки-продажи, ярмарки.

2. Виды коммуникаций на выставках и ярмарках

Участие в выставках и ярмарках — синтетическое средство маркетинговых коммуникаций:

коммуникация выставка ярмарка реклама

Одно из центральных мест в системе маркетинговых коммуникаций занимает реклама. Реклама — это платное, однонаправленное и неличное обращение, осуществляемое через средства массовой информации и другие виды связи, агитирующее в пользу какого-либо товара, марки, фирмы. Рекламная кампания — необходимый этап при проведении выставок и ярмарок.

Рекламная коммуникация заключается в следующем:

Основная цель коммуникации до выставки — сообщить об участии компании в выставке для привлечения максимально возможного количества посетителей-специалистов, интересных компании. Эта задача — основополагающая, без её решения затраты на участие в выставке бессмысленны. Следовательно, привлечение и приглашение посетителей на стенд компании — один из важнейших довыставочных комплекса мероприятий.

Ярмарки и выставки в системе маркетинговых коммуникаций

... и развитие ярмарок и выставок в России и за рубежом. Во второй главе определить понятие, цели и задачи организации выставок и ярмарок, проследить работу конкретной выставки. В третьей главе раскрыть влияние ярмарок ... аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д. Целью данной работы является исследование ...

В него входят:

• Прямая рассылка (direct mailing) по целевой аудитории (лицам, принимающим решения, представителям органов власти, прессе, лидерам мнений и т.п.)
• Реклама в каталогах участников выставок.

Почти на всех выставках организаторами выпускаются каталоги или диски с перечнем участников. В таких каталогах имеется возможность размещения рекламы.

• Реклама в специализированных журналах. Иногда такие издания делают специальный выпуск, посвященный выставке, и предлагают размещение рекламы.
• Наружная реклама.

Реклама в публичных местах, аэропортах, вокзалах, либо по дороге к выставочной площадке может быть очень эффективна.

• Интернет. Экспоненты могут использовать интернет для информирования о своем участии через размещение сообщения на своем сайте или рекламу либо на сайте организатора, либо на других сайтах.

Помимо оформления стенда, важнейшую роль на выставке занимают информационные материалы на стенде. Персонал стенда должен четко знать «что», «когда», «кому» раздавать. Также необходимо вести постоянный учет запасов материалов.

Обычно экспонентам приходится работать со следующими группами посетителей:

• Технические специалисты
• Управляющее звено
• Неспециалисты
• Пресса

Для каждой из этих четырех групп на стенде должны быть подготовлены свои материалы. Примеры материалов: брошюры с общей информацией, брошюры с информацией технического характера, описание продукции, каталоги, пресс-релизы, рекомендательные письма, прайсы. На зарубежных выставках вся информация должна быть переведена.

Коммуникации на стенде также включают:

• Мультимедийные презентации
• Демонстрацию продукции

2.2 Связи с общественностью (PR)

PR как часть маркетинговых коммуникаций — это формирование системы гармоничных коммуникаций организации с ее целевыми аудиториями на основе полной и объективной информированности в рамках достижения маркетинговых целей коммуникатора.

Этот вид коммуникации направлен на формирование благоприятного общественного мнения о данном событии.

1.Эффективная работа с прессой — также элемент успешного участия в выставке, особенно если экспонент представляет инновационную продукцию или затрагивает интересные темы. Практически на каждой выставке работает пресс-центр, где экспонент может оставить свои пресс-релизы. Важный этап работы с прессой это подготовка пресс-релизов и других информационных материалов для журналистов; оказание помощи аккредитованным на выставке журналистам в сборе материалов, организации проведения репортажей и интервью с участниками выставки; организация виртуального пресс-центра (программы семинаров, план мероприятий, координаты ключевых лиц).

Один из способов эффективной работы с прессой — организация пресс-конференций, которые можно провести либо непосредственно на стенде, либо в специальном помещении выставочного центра, либо же, при необходимости — вне выставочного центра. Однако поскольку на выставке проводится огромное количество мероприятий для прессы, внимание журналистов может привлечь только пресс-конференция, проходящая в удобное время, на интересную тему и заинтересовывающими приглашениями.

2. Обеспечение обратной связи.

После контакта на выставке необходимо продемонстрировать целевой аудитории профессионализм и заинтересованность компании в сотрудничестве.

Лицам, посетившим стенд компании направляются:

• Благодарность за визит

Очень важный и эффективный вид обратной связи, человек лишний раз вспомнит о мероприятии и людях, его проводивших.

• Документы и коммерческие предложения согласно договоренности на выставке

Это — начало сотрудничества с потенциальным клиентом/посредником.

• Предложения, которые могут заинтересовать данного посетителя, исходя из отчетов о контакте

Клиента могут заинтересовать совершенно другие предложения, главное — донести до него эту информацию.

Представителям ЦА, не пришедшим на выставку можно направить информацию о выставке, представленных инновациях и разработках; сразу после этого — установить контакт по телефону или письменно.

Соответствующая информация вносится в клиентскую базу данных.

Журналистам, посетившим выставку направить благодарность и пост-пресс-релиз о выставке и вашей компании на ней.

Журналистам, не присутствовавшим на выставке — пересылка подборки пресс-релизов и материалов по выставке, отчета по выставке.

3.Поддержка контактов

Налаживание отношений (заблаговременная рассылка приглашений) с представителями деловых кругов, ключевыми посредниками и клиентами.

4.Привлечение внимания к компании

Разработка программы околовыставочных мероприятий, проведение тематических конференций, семинаров, фуршетов. Это могут быть зрелищные мероприятия, мастер-классы, показы. Все это привлекает внимание к компании, дает информационный повод и положительное воздействие в целом.

2.3 Прямой маркетинг (direct marketing)

Прямой маркетинг — это вид маркетинговой коммуникации, в основе которого — прямая личная коммуникация с получателем сообщения (потребителем (B2C)) или клиентом среды (B2B).

С точки зрения коммуникативных харакеристик прямой маркетинг основан на отношении к клиенту как к индивидууму, предполагает обратную связь и не использует для коммуникаций информационных посредников.

Такой вид коммуникации наиболее распространен на ярмарках, выставках-продажах, при непосредственной торговле, продажах на местах. Прямой маркетинг связан также с рекламой, тк для личных продаж могут использоваться каталоги, буклеты, листовки. Для развития более долговременных отношений с клиентом — визитки и тп.

2.4 Стимулирование сбыта (sales promotion)

Стимулирование сбыта представляет собой разнообразные средства воздействия, стимулирующие спрос и сбыт товара или услуги, повышение узнаваемости торговой марки, в местах продажи , а также в местах нахождения целевой аудитории. Также используют материалы, разработанные рекламным отделом (акции, их анонсирование, листовки, купоны.)

Субъектами (коммуникаторами) мероприятий продвижения продаж выступают фирмы-участники и торговые посредники (как оптовые, так и розничные).

Адресаты — клиенты и посредники. Цели, достигаемые приемами стимулирования сбыта, определяются маркетинговыми задачами фирмы и характеристиками целевой аудитории, на которую они направлены

1. Проведение промоакций, привлечение внимания к фирме или товару; раздача сувенирной продукции; предоставление бесплатных образцов товара, демонстрация продукции, дегустации; проведение конкурсов и лотерей

II. Практическая часть

1. Описание компании

РОО «Союз дизайнеров Москвы» занимается предоставлением услуг дизайнеров всех специальностей. Деятельность структурирована примерно по 20 направлениям. Среди них: дизайн интерьеров, ландшафтный дизайн, дизайн модной одежды, обуви и аксессуаров, дизайн художественного металла, дизайн стекла, дизайн текстиля и пр.

Ввиду широкой общественной деятельности компания участвует во многих выставках и ярмарках.

2. План проведения выставок и ярмарок на 2010 год, Календарь выставок и мероприятий, проводимых при участии Союза дизайнеров Москвы в 2010 г.

№	Название выставки	Сроки	Место проведения
1	«Стройтех», 18-ая Международная неделя капитального строительства	2-5 февраля	КВЦ «Сокольники», Пав. 4,4.1,17
2	«ЗАМКИ, КРЕМЛИ и ДВОРЦЫ» Первая Международная туристско-историческая выставка	18 по 21 февраля	КРОКУС ЭКСПО Павильон 2, зал 5
3	«PROMEDIATECH» 2-ой Международный фестиваль технологий продвижения и рекламы	18-20 февраля	КРОКУС ЭКСПО Павильон 1, зал 3
4	«Фотоохота на пернатых. Мир в объективе», творческая мастерская Виктора Лосева. Мастер — классы, круглый стол.	Февраль	«Галерея на Песчаной»
5	Творческое объединение «Пульпуляк» (театральные художники).	Март	«Галерея на Песчаной»
6	«Учитель и ученики», персональная выставки Марины Забатуриной	Апрель	«Галерея на Песчаной»
7	5- ая международная специализированная выставка «HOUSE HOLD EXPO»	6-9 апреля	КРОКУС ЭКСПО, пав. 2, зал 9.
8	«Российский образовательный форум»	13-16 апреля	КВЦ «Сокольники», Пав. 4,4.1
9	Выставка Олега Васильева (фотография)	май	«Галерея на Песчаной»
10	«Московский дебют», 12-ый профессиональный конкурс молодых студентов — дизайнеров одежды, обуви и аксессуаров.	Июнь	Технологический колледж № 14
11	«Золотая рельса», 4-ый профессиональный конкурс студентов -дизайнеров в области дизайна рекламы.	Июнь	Технологический колледж № 14
12	«РОСУПАК», 15-я Международная выставка машин и оборудования, материалов и технологий для изготовления упаковки.	15-18 июня	КРОКУС ЭКСПО Павильон 1, зал 1, 2, 3, 4
13	«Экспокамень», 11-ая международная выставка. Международный профессиональный конкурс «Дизайн изделий из камня»	23-26 июня	ВВЦ, пав. № 69
14	«Свадебный рай», Международная специализированная выставка-ярмарка	10-12 сентября	КРОКУС ЭКСПО, пав. 2, зал 5
15	«Light Russia», выставка интерьерного освещения	14-16 сентября	КРОКУС ЭКСПО Павильон 1, зал 1, 3, 4
16	«HEIMTEXTIL ROSSIJA», 12-ая Международная выставка домашнего текстиля и тканей для оформления интерьера	14-16 сентября	КРОКУС ЭКСПО Павильон 1, зал 1, 3, 4
17	«ПИР — Индустрия гостеприимства», 13-ая международная выставка	26-29 сентября	КРОКУС ЭКСПО Павильон 3, зал 14, 15
18	«Господа оформители», выставка оформительского искусства. Профессиональный творческий конкурс «Московский оформительский дизайн».	Октябрь	Здание Правительства Москвы, Н.Арбат, 36/9
19	«Черный квадрат», выставка «В стиле Малевича»	Октябрь	«Галерея на Песчаной»
20	«АРТ-МЕТАЛЛ», Металлстройфорум	9-12 ноября	ВВЦ, пав. № 75
21	«Мебельный клуб», 5-я Международная специализированная выставка мебели и предметов интерьера.	9-13 ноября	КРОКУС ЭКСПО Павильон 3, зал 13, 14, 15
22	Выставка «НОЧНАЯ ЖИЗНЬ МЕГАПОЛИСА/NIGHT LIFE OF MEGACITY»	25-27 ноября	КРОКУС ЭКСПО
23	5-ый Московский Международный Гостиничный Форум и выставка	октябрь	ЦВЗ «Манеж»
24	Выставка Ольги Таланцевой и Марины Пчелинцевой. Мастер — классы, круглый стол.	ноябрь	«Галерея на Песчаной»

3. Постановка основных коммуникативных задач

Для данных выставок был разработан целый комплекс коммуникационных задач:

1. Поиск новых клиентов

Эта задача актуальна при проведении каждой выставки. Такой выбор обусловлен обширной сферой деятельности. Компании нужны клиенты на разных рынках,

2. Установление новых контактов

Новые контакты также необходимы во всех сферах деятельности компании, т.к. она осуществляет работу по самым различным направлениям дизайна.

3. Сбор информации, мониторинг рынка

Компании необходимо быть в курсе всех тенденций, изучит спрос на услуги, узнать своего клиента.

4. Создание эффективного имиджа

Проведение презентаций, пресс-конференций, мастер классов способствуют созданию положительного имиджа компании.

4. Разработка коммуникаций при проведении выставочных мероприятий

При проведении данных выставок будут осуществляться следующие коммуникации:

• Раздача визиток
• Баннеры, растяжки
• Раздача буклетов, листовок
• Презентация продукции с помощью диска «Мультимедийный каталог СДМ 2010»
• Прямая рассылка

PR

• Проведение околовыставочных мероприятий
• Проведение тематических конференций
• Проведение мастер классов
• Предоставление пресс-релизов
• Предоставление экспертов в составе различных комиссий, групп и тп.
• Презентация дизайнеров

Прямой маркетинг

• Установление личных контактов
• Заключение контрактов

Стимулирование сбыта

• Демонстрация продукции
• Раздача буклетов с помощью промоутеров — приглашения на мероприятия
• Шарков Ф.И.

Реклама и связи с общественностью: коммуникативная и Основы выставочно-ярмарочной деятельности: уч. пособие/под ред. Л.Е. Стровского.-М.: Юнити-Дана, 2005.-288с.

• интегративная сущность кампаний. Учебное пособие. М.: Академический проект, 2007.-301с.
• Основы выставочно-ярмарочной деятельности: уч.

пособие/под ред. Л.Е. Стровского.-М.: Юнити-Дана, 2005.-288с.

• А.П. Панкрухин «Маркетинг» учебник 4-е издание, Москва,2006г.ст.210-235
• http://www.uefexpo.ru/

Российский союз выставок и ярмарок

Министерство промышленности и торговли РФ