В рамках проведенного аналитического этапа функционально-стоимостного анализа (ФСА) выявлены ключевые аспекты работы менеджера кадровой службы. На основе подробного разбиения каждой функции уточнены их содержательные характеристики, что способствует более эффективному определению роли и профессиональных обязанностей данного специалиста.
Категоризация функций
Категоризация функций менеджера кадровой службы на аналитическом этапе играет важную роль в определении их значимости. Осуществленное деление на основные и дополнительные функции облегчает понимание того, какие аспекты работы являются ключевыми, а какие — второстепенными, что в свою очередь способствует повышению эффективности и профессионализма данного специалиста.
В ходе анализа задачи, поставленной перед фирмой, для уточнения списка основных функций были учтены требования компании. Функции менеджера кадровой службы включают в себя практическую поддержку при рассмотрении кадровых вопросов, связанных с карьерным ростом, перераспределением или сменой сотрудников внутри организации, а также вопросами, касающимися их личного состояния.
Разработанная классификация функций представляет собой следующие категории:
- Основные функции: функции, обеспечивающие основной продукт или аспект работы подразделения кадровой службы.
- Второстепенные функции: дополнительные функции, которые, хотя и не обладают первостепенной важностью, тем не менее, полезны в процессе работы.
Таким образом, ответственность менеджера кадровой службы заключается в обеспечении баланса на предприятии через грамотный подбор и управление персоналом. Главные функции включают в себя кадровый тайм-менеджмент, найм новых сотрудников, организацию и проведение собеседований, привлечение удаленных работников, а также ведение кадровой и учетной документации.
Развитие исследования
Проанализировав функционально-стоимостную диаграмму (FAST), построенную в рамках Функционально-стоимостного анализа (ФСА), мы выявили ключевые задачи, стоящие перед менеджером кадровой службы. Данная диаграмма наглядно демонстрирует разделение исполнительской работы на отдельные блоки, каждый из которых отвечает за выполнение определенной функции в рамках кадровой службы.
Исследование позволило выявить, что основными функциями, требующими внимания менеджера кадровой службы, являются: нормализация и продвижение развития персонала в предприятии, планирование и учет вмещаемости персонала, участие в оценке эффективности работников, и общее управление персоналом. Результаты ФСА дали глубокое понимание функционала менеджера кадровой службы, определили необходимые навыки и знания для успешного выполнения задач, что послужило основой для оптимизации работы подразделения.
Искусство общения в работе менеджера
... полномочия) и личностные качества субъектов общения. В работе менеджера важную роль играют деловые беседы и переговоры. Деловые беседы и переговоры осуществляется в вербальной форме (англ. verbal - ... конференции, семинары, симпозиумы, заседания ученых советов; в политике - съезды партий, пленумы, митинги. По тематике различают совещания технические, кадровые, административные, финансовые и т.д. К ...
Методика исследования
В рамках проведенного исследования была использована методика построения функционально-стоимостной диаграммы (FAST) для объекта исследования – менеджера кадровой службы. Диаграмма (см. Приложение 4) включает основные и вспомогательные функции, последовательно выполняемые слева направо до правой пунктирной линии, отвечая на вопрос «Зачем?». Оценка затрат времени и определение затрат на выполнение каждой функции представлены в Приложении 5. Схема функциональных связей с другими подразделениями (Приложение 6) выявила избыточные связи, что способствует более эффективному функционированию.
Степень значимости функций была определена с участием экспертной группы, включающей руководителей подразделений и специалистов. Матрицы по парным сравнениям функций, а также оценки степени их значимости представлены в Приложении 7.
Дальнейший анализ
Из предыдущего анализа видно, что продолжительность рабочего дня МКС превышает норму на 1 час, что свидетельствует о возможных проблемах в организации рабочего процесса. Необходимо провести более детальное исследование временных затрат на каждую из функций, чтобы выявить возможные узкие места и оптимизировать рабочие процессы.
Кроме того, важно разработать новый план распределения функций между МКС и другими сотрудниками, чтобы улучшить эффективность и снизить перегрузку МКС. Это также позволит сократить временные затраты на выполнение функций, улучшив общую эффективность работы отдела кадровой службы.
Дополнительно, необходимо рассмотреть вопрос об оснащении рабочего места МКС ПЭВМ, так как отсутствие компьютера затрудняет выполнение многих процедур и увеличивает временные затраты.
Более подробный анализ каждой из функций, их временных затрат и значимости, позволит разработать конкретные рекомендации по оптимизации рабочего процесса МКС и улучшению эффективности ее работы.
Некоторые из основных и вспомогательных функций, такие как «привлекать и прием кандидатов на работу» а также «работать с фирмами по найму» целиком возлагаются на МКС, что является неоправданным. В связи с этим, рекомендуется возложить данные функции на менеджера в отделе кадров.
Учитывая все вышесказанное, для совершенствования работы МКС, можно предложить следующие меры:
Одним из последних этапов проведения ФСА является творческий этап. Руководство, изучив рабочий план проведения ФСА, издал приказ о разработке экспортной группой плана мероприятий по сокращению временных затрат МКС на выполнение функции «осуществлять отбор кандидатов», проанализировать возможность передачи приоритета решений некоторых вопросов, касающихся этой функции начальника подразделений, менеджеру отдела кадров и бухгалтерии. Перераспределить такие функции, как «оценивать потребность в персонале», «оценивать кандидатов».
Кроме этого, оценить возможности менеджера отдела кадров по осуществлению таких функций, как «работа с фирмами по найму», «участвовать в приеме кандидатов», «привлекать кандидатов на работу».
Необходимо решить вопрос об установке на рабочем месте МП компьютерного оборудования для сокращения временных затрат на осуществление функции «делопроизводства». В связи с этим, необходимо провести мероприятия по обучению МКС работе на ПЭВМ.
На исследовательском этапе составляется морфологическая матрица
Морфологическая матрица
|
№№ п/п |
Наименование процедур |
Варианты предложений |
|
|
первый |
второй |
||
|
1 |
Сокращение временных затрат МКС на выполнение функций «осуществлять отбор кандидатов». |
Частично передать функции начальникам подразделений с закреплением их в должностных инструкциях |
Составление плана мероприятий совместно с начальниками подразделений |
|
2 |
Оптимизация функции «осуществление делопроизводства» |
Установив ПЭВМ и обучив МКС работе на нем |
Установить новую штатную единицу для осуществления этой функции |
|
3 |
Оптимизация функции «работа с фирмами по найму», «участвовать в приеме кандидатов», «привлекать кандидатов на работу». |
Оставить эти функции у МКС только в качестве контроля, а основную часть передать менеджеру по кадрам. |
Установить новую штатную единицу для осуществления этой функции. |
|
Использование вычислительной техники |
Необходимо использовать персональный компьютер, доступ к сети для связи с руководителями. |
Повысить использование вычислительной техники начальниками подразделений отдела кадров. |
|
На основе этой таблицы можно выделить следующие основные направления решения поставленной задачи:
- Перераспределение функций «осуществить отбор кандидатов».
- Приобретение, установка вычислительной техники и обучение работе на ней МКС;
- Перераспределение функций «оценивать потребность в персонале», «оценивать кандидатов»
- Передать функции менеджеру отдела кадров функции «работа с фирмами по найму», «участвовать в приеме кандидатов», «привлекать кандидатов на работу».
Изменение трудоемкости выполнения функций МКС в результате
осуществления ФСА
|
№ п/п |
Наименование функции |
Затраты на осуществление функции |
Экономия |
|
|
до проведения ФСА |
после проведения ФСА |
|||
|
1. |
Передать функции менеджеру отдела кадров функции «работа с фирмами по найму», «участвовать в приеме кандидатов», «привлекать кандидатов на работу». |
184 |
40 |
144 |
|
2. |
Оптимизация функции «осуществление делопроизводства» |
360 |
110 |
250 |
|
Итого: по вспомогательным функциям экономия составила |
394 |
|||
|
3. |
Перераспределение функции «осуществлять отбор кандидатов» |
380 |
100 |
280 |
|
Итого: по основным функциям экономия составила |
280 |
|||
|
Всего: экономия составила |
678 |
|||
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате анализа деятельности МКС было выявлено, что МКС затрачивает много времени на осуществление функций не совсем совпадающих с его должностью, а также при выполнении многих функций не в полной степени привлекает участников для осуществления этих функций. Особенного много времени затрачивалось на осуществление функций «осуществление делопроизводства» и «осуществлять отбор кандидатов», «анализ потребности в персонале».
Выполняя несвойственные МКС функции и затрачивая на остальные много лишнего времени, МКС тем самым не мог осуществлять надлежащие ему функции качественно и в полном объеме.
После внедрения предложений по сокращению временных затрат суммарный эффект составил экономию времени примерно в одну треть, что позволяет повышать качество выполняемых функций, перераспределит временные затраты на них в соответствии с потребностями, а это повлияет на повышении качества при приеме персонала.
Приложение 1.
РАБОЧИЙ ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ФСА
|
№ п/п |
Наименование этапа ФСА |
Содержание Этапов |
информации |
Исполнители |
Сроки исполнения |
|
1 |
2 |
3 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
Подготови тельный этап |
Определяются Конкретные задач проведения ФСА, Составляется рабочий план проведения ФСА |
Должностная инструкция, организационная структура СП, штатное расписание, схемы документооборота |
Менеджер кадровой службы, руководители подразделений |
12.01.13 – 17.01.13 |
|
2 |
Информационный этап |
Сбор, систематизация и изучение данных, характеризующих деятельность менеджера по кадрам, его функции |
Типовые положения по службе, должностные инструкции МКС организационная структура СП, штатное расписание службы схемы документооборота: формы, документы, данные, исходящие и поступающие к МКС, данные бухгалтерской отчетности, анкетный и устный опрос работников службы |
Менеджер кадровой службы, руководители подразделений. |
17.01.13- 25.01.13 |
|
3 |
Аналитический этап |
Осуществляются формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функции. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качество выполнения функции. Выявляются резервы совершенствования работника. |
Типовые положения о службе, должностные инструкции, организационная структура службы персонала, штатное расписание службы, схемы документооборота. |
Менеджер кадровой службы, руководители подразделений |
25.01.13- 30.01.13 |
|
4 |
Творческий этап |
Выбираются методы поиска идей с учетом конкретной ситуации. Выявляются способы выполнения функций управления, предварительно оцениваются и отбираются наиболее целесообразные и реальные из них. Предварительно отбираются варианты совершенствования деятельности работника |
Результаты предыдущего этапа, опыт передовых организаций, организационная структура СП, должностная инструкция, штатное расписание службы, схемы документооборота. |
Экспертная группа, в состав которой входят вышестоящие руководители |
30.01.13- 10.02.13 |
|
5 |
Исследовательский этап |
Подробно описывается каждый вариант с применением схем, графиков, функциональных диаграмм, проектов положений о службе и другой проектной документации. Проводится сравнительная организационно-экономическая оценка вариантов с участием специалистов заинтересованных подразделений, служб предприятия с учетом заключений экспертизы, а также отбор наиболее рациональных для внедрения предложений. |
результаты предыдущего этапа, опыт передовых организаций, организационная структура предприятия и службы персонала, должностная инструкция, схемы документооборота. |
Менеджер кадровой службы |
10.02.13 — 15.02.13 |
|
6 |
