На рабочем листе можно обрабатывать несколько списков, но все же лучше поместить каждый список на отдельный лист рабочей книги.
Средства обработки списков Excel можно использовать, не создавая уникальные заголовки столбцов, но все-таки это лучше сделать.
база данных
1. Формирование списка
Эффективность списка обусловлена следующими характеристиками:
Каждый столбец должен содержать однородную информацию. Например, в списке персонала можно отвести один столбец для личных номеров работников, другой для их фамилий, третий для имен, четвертый для даты приема на работу и т.д.
Одна или две верхние строки в списке должны содержать метки, описывающие назначение соответствующего столбца.
Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка.
В идеале на рабочем листе не должно быть ничего, кроме списка. Если это невозможно, то список нужно отделить от других данных по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом.
Если планируется фильтровать список, не помещайте какие-либо данные на занимаемые им строки.
Чтобы подчеркнуть заголовки, воспользуйтесь вкладками Шрифт или Рамка диалогового окна Формат ячеек (см. графическая часть — рис. 1) . (Оно открывается по команде Формат | Ячейки) Не вставляйте отдельную строку из дефисов или знаков равенства, так как Excel может принять такое подчеркивание за данные.
Данные |
Примечание Перед выполнением команды Данные | Форма должна быть выделена только одна ячейка в списке, иначе в форме могут появиться неверные заголовки столбцов.
Текст по столбцам (см. графическая часть — рис. 2)
2. Работа с командой Форма
Команда Форма отображает на экране форму, которая представляет собой окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования записей в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.
Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введенным вами заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых вы можете выполнять разнообразные вычисления. Значения этих полей автоматически заполняются Excel на основании информации, содержащейся в базе данных. Вы не можете непосредственно ввести или изменить значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того, вы можете самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве не редактируемых. В результате эти поля также не будут отображаться в форме в режиме редактирования.
Создание хранилища данных
... запросы напрямую передаются к OLTP-системе. Достоинства виртуального хранилище данных: минимизация объема хранимых данных; работа с текущими, актуальными данными. Недостатки виртуального что хранилище данных: более высокое, по сравнению с физическим ХД ...
Помимо полей форма содержит ряд кнопок и индикатор номера записи. Кнопка Добавить предназначена для ввода в базу данных новой записи. В результате нажатия этой кнопки Excel очистит все поля формы, после чего вы можете ввести требуемые данные. Введенная запись добавляется в конец базы данных.
3. Поиск и замена данных
После ввода информации может возникнуть необходимость отыскать или внести изменения в ранее введенный текст. С этой целью используются команды Правка / Найти и Правка / Заменить (см. графическая часть — рис. 3) , во многом схожие, в частности, данные команды имеют идентичные диалоговые окна, в которых задаются их параметры.
Действие команды Правка / Найти распространяется на выделенный фрагмент или на весь рабочий лист. Если фрагмент не выделен. Данная команда просматривает также выделенную группу листов, исключая модули макросов.
Результатом работы команды Найти по поиску указанных символов является первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой имеются указанные символы. При отсутствии символов, заданных в команде Найти, выдается соответствующие сообщение.
Выбор команды Правка / заменить предоставляет в расположение пользователя еще одно поле диалогового окна, в которое следует внести информацию для замены найденного сочетания символов.
Поиск можно осуществлять в формулах, значениях или примечаниях ячеек. В режиме Ячейка целиком , который доступен только для чтения рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов. Также можно указать формат искомых данных.
При нажатии кнопки Найти далее выполняется поиск следующего вхождения заданного набора символов. Для возврата к позиции предыдущего вхождения следует нажать клавишу SHIFT и. одновременно с этим. Выбрать кнопку Найти далее.
Необходимо соблюдать осторожность при использовании команд Заменить и Заменить все . Перед использованием команды Заменить все можно порекомендовать создание резервной копии таблицы, с которой предстоит работать.
4. Сортировка базы данных
После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе.
Команда Данные | Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.
Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:
Числа
База данных ‘Библиотека’ в среде Microsoft Access
... при открытии базы данных необходимо установить опцию Exlusive (исключительные права). Базу данных можно подвергнуть сжатию, для этого необходимо выбрать в меню File директиву Compact Database (сжать базу данных). Access создает копию базы данных и по ...
Текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин)
Логические значения
Значения ошибок
Пустые ячейки
Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.
Самая быстрая и простая сортировка по возрастанию или убыванию проводится с помощью соответствующих кнопок .
Данные | Сортировка
При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я . Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.
Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь , по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.
Идентифицировать поля по, Параметры, Сортировать по
Сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв
Изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо)
5. Фильтрация данных в списке
Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.
В Excel списком называется снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа.
Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице или базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенной значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.
Автофильтр, Данные / Фильтр.
(см. графическая часть — рис. 4)
Все, Первые 10, Условие,, Первые 10
С другой стороны команда Условие отображает окно, позволяющее устанавливать логические условия, определяющие режим фильтрации. В частности, в левой части окна следует выбрать требуемое условие (равно, больше, меньше и т.д.), а в правой — либо выбрать значение из списка, либо задать свое собственное значение.
Данные / Фильтр / Отобразить все, Данные / Фильтр / Расширенный фильтр, Множественные
Например, можно вывести на экран только те строки, у которых значение стоимости продажи больше, чем среднее за квартал.
Расширенный фильтр, Обработка, Исходный диапазон, Диапазон условий, Поместить результат в диапазон»
6. Подведение итогов в базе данных, Данные | Итоги, Данные | Итоги
выбрать одну или несколько групп для автоматического подведения итогов по этим группам
выбрать функцию для подведения итогов
выбрать данные, по которым нужно подвести итоги
Кроме подведения итогов по одному столбцу, автоматическое подведение итогов позволяет:
выводить одну строку итогов по нескольким столбцам
выводить многоуровневые, вложенные строки итогов по нескольким столбцам
выводить многоуровневые строки итогов с различными способами вычисления для каждой строки
скрывать или показывать детальные данные в этом списке
Команда Итоги вставляет в базу данных новые строки, содержащие специальную функцию.
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.
Номер_функции- это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка.
|
Номер функции |
Функция |
|
|
1 |
СРЗНАЧ |
|
|
2 |
СЧЁТ |
|
|
3 |
СЧЁТЗ |
|
|
4 |
МАКС |
|
|
5 |
МИН |
|
|
6 |
ПРОИЗВЕД |
|
|
7 |
СТАНДОТКЛОН |
|
|
8 |
СТАНДОТКЛОНП |
|
|
9 |
СУММ |
|
|
10 |
ДИСП |
|
|
11 |
ДИСПР |
|
Ссылка- это интервал или ссылка, для которой подводятся итоги.
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ
7. Вставка промежуточных итогов
промежуточные итоги
Наименование
Промежуточные итоги заполняются через меню Данные | Итоги… | Промежуточные итоги (см. графическая часть — рис.5 )
В приведенном выше примере _ это, При каждом изменении в
В списке Операция установить значение Сумма
Добавить итоги по:, Заменить текущие итоги
Такие формулы должны быть записаны в ячейки таблицы:
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
I |
||
|
5 |
№ п/п |
Наименован. |
Фирма поставщик |
цена’ (руб) |
цена’ ($) |
Кол-во |
Сумма закупки |
Сумма реализации. |
Валовой доход |
|
|
6 |
1 |
Бананы |
Frutis |
2 |
=D6/ kurs |
200 |
=D6*F6 |
=F6*I$2 |
=H6-G6 |
|
|
7 |
2 |
Бананы |
SUMP |
2.32 |
=D7/ kurs |
80 |
=D7*F7 |
=F7*I$2 |
=H7-G7 |
|
|
8 |
3 |
Бананы |
Forum |
1.98 |
=D8/ kurs |
165 |
=D8*F8 |
=F8*I$2 |
=H8-G8 |
|
|
9 |
4 |
Бананы |
Like |
1.86 |
=D9/ kurs |
320 |
=D9*F9 |
=F9*I$2 |
=H9-G9 |
|
|
10 |
5 |
Бананы |
UFO |
2.05 |
=D10/ kurs |
120 |
=D10* F10 |
=F10*I$2 |
=H10-G10 |
|
|
11 |
средн: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫE.ИТОГИ (1;D6: D10) |
Итого: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;F6: F10) |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;G6: G10) |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;H6: H10) |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;I6: I10) |
|||
|
12 |
6 |
Вино-град |
Frutis |
4 |
=D12/ kurs |
90 |
=D12*F12 |
=F12*I$3 |
=H12-G12 |
|
|
25 |
Итог: |
Итог: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;F6: F22) |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;G6: G22) |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;H6: H22) |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;I6: I22) |
||||
Таблица 1.
Так будет выглядеть результат вычисления формул:
Таблица 1
|
Сегодня курс $= |
1.3 |
Розничная цена |
|||||||
|
бананы |
2.90руб |
||||||||
|
Расчет валового дохода от реализации товаров |
виноград |
5.20руб |
|||||||
|
ананас |
6.80руб |
||||||||
|
№ п/п |
Наименование |
Фирма поставщик |
цена’ (руб) |
цена’ ($) |
Колво |
Сумма закупки |
Сумма реализации |
Валовой доход |
|
|
1 |
бананы |
Frutis |
2.00руб |
$ 1.54 |
200 |
400.00руб |
580.00руб |
180.00руб |
|
|
2 |
бананы |
SUMP |
2.32руб |
$ 1.78 |
80 |
185.60руб |
232.00руб |
46.40руб |
|
|
3 |
бананы |
Forum |
1.98руб |
$ 1.52 |
165 |
326.70руб |
478.50руб |
151.80руб |
|
|
4 |
бананы |
Like |
1.86руб |
$ 1.43 |
320 |
595.20руб |
928.00руб |
332.80руб |
|
|
5 |
бананы |
UFO |
2.05руб |
$ 1.58 |
120 |
246.00руб |
348.00руб |
102.00руб |
|
|
Бананы |
Средн: |
2.04руб |
Итог: |
885 |
1 753.50руб |
2 566.50руб |
813.00руб |
||
|
24 |
Анана-сы |
Like |
5.99руб |
$ 4.61 |
60 |
359.40руб |
408.00руб |
48.60руб |
|
|
25 |
Анана-сы |
UFO |
6.60руб |
$ 5.08 |
55 |
363.00руб |
374.00руб |
11.00руб |
|
|
Ананасы |
Средн: |
6.04руб |
Итог: |
315 |
1 861.55руб |
2 142.00руб |
280.45руб |
||
|
Итого: |
Итог: |
1 517 |
4 865.02руб |
6 356.90руб |
1 491.88руб |
||||
Подготовительные работы
Перед тем как начать работу с персональным компьютером, я должен, в первую очередь, сделать запись в журнал регистрации пользователя ПК. Расчехлить аппаратуру, протереть пыль.
Перед тем как занять рабочее место, необходимо проверить соответствие рабочего места основным правилам и нормам организации рабочего места пользователя ЭВМ (см. «Организация рабочего места»).
Нужно проверить наличие необходимой для работы литературы, чтоб не отвлекаться во время работы на сбор и поиск материалов — это повысит производительность и эффективность труда.
Также нужно расписаться в журнале техники безопасности и охраны труда.
Заняв рабочую позу, нужно убедиться, что ничего не мешает при работе. Ноги должны находиться на подставке, или плотно упираться о пол. Угол между коленями и плоскостью спины должен составлять 90 градусов. Кисти рук находятся над клавиатурой а не на ней. Это одни из основных требований правил проведения подготовительных работ. Их нужно соблюдать и придерживаться каждому персональному пользователю ЭВМ.
Охрана труда и техника безопасности
1. Каждый пользователь ЭВМ должен придерживаться правил охраны труда и техники безопасности:
- осторожно относиться к компьютерной технике;
— на столах размещены прилегающие части компьютера: системный блок с клавиатурой и монитор. Во время работы лучевая трубка монитора работает под высоким напряжением. Не правильное поведение с аппаратурой, кабелями, и мониторами может привести до тяжёлого удара электрическим током, вызвать загорание аппаратуры.
Поэтому строго запрещается:
- трогать разъем, повреждены соединяющие кабеля, дотрагиваться до проводов питания и пристроек заземления;
- дотрагиваться с тыльной стороны монитора;
- ложить диски, книги, тетради на аппаратуру;
- работать в влажной одежде и влажными руками;
- заходить в кабинет в верхней одежде.
2. При появлении горелого запаха нужно немедленно остановить работу, выключить аппаратуру.
3. Перед началом работы нужно:
- убедиться в отсутствии видимых повреждений рабочего места;
- садиться так, чтобы смотреть в центр экрана и пользуясь аппаратурой принимать информацию, которая передается на экран монитора, не наклоняясь.
Размещать на столе тетрадь, обучающее пособие так, чтобы они не мешали работать на компьютере.
4. Во время работы компьютера лучевая трубка монитора есть источником электромагнитного излучения, которое при работе близко к экрану вредно действует на зрение, вызывает усталость и ухудшение работоспособности.
Поэтому нужно работать:
- на расстояние 60-70 см, держа правильную осанку;
- пользователям, которые постоянно носят очки,- в очках.
5. Работа на компьютере требует большого внимания, чётких действий и самоконтроля.
Поэтому нельзя работать:
- при недостаточном освещении;
- при плохом самочувствии.
6. Во время работы пользователь обязан:
- строго выполнять вышеуказанные правила;
- следить за исправностью аппаратуры, и немедленно останавливать работу при появлении необычного звука и самовольного выключения аппаратуры.
- плавно нажимать на клавиши, не делая резких ударов;
- не пользоваться клавиатурой при выключенном компьютере;
- работать на клавиатуре чистыми руками;
- не вставайте со своих мест, когда в кабинет входят проверяющие.
7. По окончанию работы выключить компьютер, поставить стулья на место, не оставлять своих вещей на рабочем месте.
Заключение
В процессе развития информационных технологий в электронном виде накапливается огромное количество информации. Основной задачей в данной ситуации является не только хранение, но и систематизация по каким либо признакам, обработка информации нужным образом для получения уже новых обобщенных данных, которые в свою очередь так же должны классифицироваться и упорядоченно храниться. Различные типы информации имеют разные характеристики, разные критерии сортировки и поиска.
Современный этап развития человечества ставит в прямую зависимость успешную работу, карьерный рост, благосостояние каждого отдельного человека не только от доступа к информационным ресурсам, которые приравниваются к важнейшим ресурсам наряду с сырьем и энергией, но в первую очередь от умения воспользоваться и почерпнуть нужные данные из соответствующих источников. Каждый человек должен обладать необходимыми знаниями в области информационных технологий — это необходимо в повседневной жизни для достижения различных целей.
Используемая литература
[Электронный ресурс]//URL: https://liarte.ru/kontrolnaya/poisk-i-filtratsiya-dannyih-v-elektronnyih-tablitsah/
1. И. Т. Зарецкая, Б. Г. Колодяжный, А.Н. Гуржий, А. Ю.Соколов.
10-11 Информатика: «Форум» 2001год.
2. И. Т. Зарецкая, А.Н. Гуржий, А. Ю.Соколов.
Информатика часть 2: «Факт»2004год.
3. А. М.Гуржій, Н. І Поворознюк, В. В. Самсонов.
Информатика та інформаційні технології: «Компанія СМІТ» 2003год.
4. Соболева О.Н., Корчагин И.Я., Мадатова А.М., Морозов О.И. Информатика. Табличный процессор Excel 2000. — Новосибирск: НГТУ, 2001.
5. Овчаренко Е.К., Ильина О.И. Финансово-экономические расчеты в Excel. -М.: «Филинъ», 1998.
Графическая часть
Рис. 1. Диалоговое окно Формат ячеек / страница Граница
Рис. 2. Диалоговое окно Мастер текстов
Рис. 3. Диалоговое окно Найти и заменить
Р
