Введение
С древнейших времен человек ведет переписку с другими людьми. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.
Деловая переписка — неотъемлемое средство связи и в наши дни.
Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.
Актуальность темы исследования определена все возрастающей ролью служебного делового письма в современном мире. Сегодня служебное деловое письмо — один из самых распространенных видов служебных документов. Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями.
Удачно составленное деловое письмо и строгое соблюдение существующих правил документирования открывают путь к успешному решению производственных и иных задач компании, организации.
В современных условиях информатизации общества служебное деловое письмо видоизменяется и может использоваться как в традиционном виде, так и в электронном. Кроме того, начавшийся процесс информатизации и широкого использования сетевых компьютерных технологий оказали существенное влияние на форму, средства передачи служебной деловой переписки.
Цель данного реферата — изучить структуру и культуру современного делового письма.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить историю происхождения делового письма
- рассмотреть виды делового письма
- изучение культуры делового письма
- проанализировать требования к стилю изложения делового письма
Объектом исследования является деловое письмо.
Предметом исследования является изучение требований, предъявляемых к культуре делового письма.
1. Теоретические основы делового письма
1.1 История делового письма
Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма. Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).
История официально-делового стиля и жанры деловой речи
... т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля. Документ - это текст, управляющий действиями людей ... речи, которые свойственны деловому стилю. Здесь присутствует высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинением в ... слой языка древних документов. После "Русской правды" древнейшим документом считается "Грамота великого князя Мстислава ...
Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник».
Предшественниками «письмовников» были «формулярники». Они были известны на Западе уже в 7 в., а в России — с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) — описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников — «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.
В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.
Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества.
Появление письма было вызвано практической потребностью расширения связей между людьми при их общении на больших расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим поколениям. Письмо прошло длинный путь развития, который охватывает период в несколько тысяч лет. Представляя собой дополнительно к звуковому языку средство общения людей, возникающее на базе языка и служащее для передачи речи на большое расстояние и закрепления ее во времени при помощи начертательных знаков или изображений.
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами. Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности, письма — приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п.
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.
- Коммерческие — используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров.
К ним относятся следующие деловые письма:
Официально-деловой стиль речи. Сфера функционирования, жанровое разнообразие
... жанров и форм деловых документов, деловую речь характеризуют некие общие языковые особенности, которые в силу их функциональной обусловленности и постоянства употребления являются функционально-стилистической нормой официально-делового стиля. ... в определенной логической последовательности и т.д. Для всех форм делового письма обязательно строгое соответствие литературной норме на всех языковых ...
Виды деловых писем
Деловые письма могут быть различных видов в зависимости от цели и содержания. Рассмотрим основные виды деловых писем:
1. Оферта (письмо-предложение)
Оферта — это письменное предложение одной стороны о заключении сделки с определенными условиями. Она содержит все необходимые детали и предлагает другой стороне принять предложение.
2. Письмо-запрос
Письмо-запрос отправляется одной стороной другой стороне с целью получения информации о возможности заключения сделки или для уточнения некоторых вопросов, связанных с сделкой.
3. Рекламация (письмо-претензия)
Рекламация — это письменное обращение к стороне сделки, которая не выполнила свои обязательства по договору. В рекламации выражаются претензии и требуется возмещение убытков.
4. Некоммерческие (собственно деловые письма)
Некоммерческие письма используются для решения различных организационных, правовых и экономических вопросов. Они включают в себя следующие виды:
- Благодарственное письмо — содержит выражение благодарности.
- Гарантийное письмо — подтверждает определенные обязательства.
- Информационное письмо — предназначено для информирования адресата о событиях или фактах, которые могут его заинтересовать.
- Письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей и обязательств.
- Письмо-подтверждение — подтверждает получение товара, согласие с чем-либо или какой-то факт.
- Письмо-поздравление — содержит поздравление по какому-то поводу.
- Письмо-приглашение — содержит приглашение на мероприятие.
- Письмо-просьба — содержит просьбу совершить или прекратить какое-либо действие.
- Письмо-соболезнование — содержит выражение сочувствия по поводу.
- Сопроводительное письмо — сообщает адресату о направлении сопроводительных документов или материальных ценностей.
По признаку получателя деловые письма делят на:
- Циркулярные письма — адресованные нескольким получателям одновременно.
- Обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.
По композиционному признаку деловые письма бывают:
• Одноаспектные — рассматривают один вопрос.
• Многоаспектные — затрагивают несколько вопросов одновременно.
По структуре выделяют следующие деловые письма:
1. Виды деловых писем
Существует несколько видов деловых писем:
- Регламентированные — составляются по определенному установленному образцу.
- Нерегламентированные — содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.
- Конвертные — отправленные с помощью почты в конверте.
- Электронные — отправленные в электронном виде на e-mail.
- Факсовые — отправленные по факсу.
2. Культура делового письма
1. Этикет делового письма
Культура деловой переписки включает в себя оформление письма, грамотность текста, корректность употребления слов и выражений. Для минимизации недоразумений лучше всего использовать черновик, чтобы проверить и исправить письмо перед отправкой.
Искусство делового письма
... письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.). По структурным признакам деловые письма ...
Этикет написания деловых писем:
- Необходимо отвечать на все полученные письма.
- Ответ на письмо не следует писать сразу же: необходимо всё хорошо обдумать, но нельзя слишком затягивать с ответом, чтобы не испортить отношения с адресатом.
- Если у вас нет ответа на письмо, отправьте адресанту почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо получено.
- Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
- Если вы набрали письмо на компьютере, добавьте свою подпись или финальную строчку своим почерком, а не напечатанную подпись.
- Предварительно проверьте письмо перед отправкой.
- Письмо следует писать, находясь в хорошем расположении духа. Не следует отправлять письма, содержащие высказывания, вызывающие гнев или ироничные намёки.
- Анонимные письма неприличны и не приветствуются.
- Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, поставьте перед ним обозначение PS (постскриптум), а в конце дополнения укажите свои инициалы.
- Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
- Читать чужие письма без разрешения адресата или адресанта неприемлемо.
- Крайне невежливо вскрывать конверт с письмом, который не адресован вам.
Отличительной особенностью делового письма является использование официально-делового стиля.
Директору ЖЭУ 28 Иванову И.И.
Евстратенко Евгении Юрьевны, проживающей по адресу:
; Алтайский край, Г. Барнаул, ул. Попова 37,247
Претензия.
Дом № 37 по улице Попова сдан в эксплуатацию и обслуживается Управляющей компанией «ЖЭУ 28». Сообщаю вам, что в подъезде № 7 не работает лифт.
В соответствии со ст. 36 Жилищного кодекса лифтовое оборудование входит в состав общего имущества собственников дома. Однако на сегодняшний день собственники подъезда № 7 не имеют возможности реализовать свое право на пользование общедомовым имуществом. Наши жилищные права, и права потребителей нарушены.
В связи с вышеизложенным прошу:
- Произвести перерасчет платы по статье «содержание и текущий ремонт жилья» в части оказания услуг по обслуживанию лифтового оборудования с 17.09.2014 до момента устранения неполадок.
- Подключить лифтовое оборудование в подъезде № 7 дома по адресу: Попова 37. Устранить препятствия в пользовании собственниками дома лифтом
- В случае невозможности удовлетворить мои требования прошу направить в мой адрес письменный мотивированный ответ в течение 10 дней (в соотв.
со ст. 31 Закона о защите прав потребителей).
Так же довожу до вашего сведения, что в случае невозможности удовлетворения моих требований буду вынужден обратиться в надзорные контролирующие органы: Государственную жилищную инспекцию, Прокуратуру, Роспотребнадзор.
