Планирование подготовки выставки
Составление перечня выставляемой продукции
Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение «стратегических запасов» фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.
Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.
Составление плана выставочного стенда
Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов), предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3×3, 4×3, 6×3, 6×4, 6×6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размер экспозиции.
Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде, выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.
Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:
- направление движения основного потока посетителей
- поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом
На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:
1. Место для одежды
2. Место для отдыха
3. Место для посуды, приготовления напитков
4. Склад
5. Место для переговоров
6. Место для рекламных и информационных материалов
Оформление стенда – надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами, должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.
Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов.
Театральный плакат
... информация была взята с официального сайта театра. Целью данной дипломной работы является создание серии театральных плакатов для Самарского театра оперы и балета. Подразумевается творческий поиск и ... а по законам дизайна. 1. Истоки возникновения и принципы формирования театрального плаката 1.1 История развития театрального плаката Плакат - один из древнейших видов визуальной рекламы. Ещё в Древнем ...
Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги
За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc).
Суть заявки — предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.
Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.
— аренда и монтаж выставочного оборудования
— предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев
— надпись на фризе
— публикация сведений в каталоге
— другие услуги
Изготовление рекламных материалов
— информационных листов
— плакатов
— буклетов
— проспектов
Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.
Подготовка информационных материалов
— технических описаний
— прайс-листов
— папок стендистов
Подготовка стендистов и персонала
Персонал должен обладать следующими качествами:
— умение общаться с людьми
— знание продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности
— желание общаться с людьми
— выносливость
— привлекательная внешность
Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.
Составление сметы затрат
Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.
Планирование проведения выставки
Составление расписания работы персонала
На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.
Инструктаж персонала
До начала выставки необходимо провести инструктаж:
- тематика выставки;
- цели участия в выставке;
- перечень продукции, представляемой на выставке;
- основные новинки;
- задачи, стоящие перед стендистами;
- план стенда;
- закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
- распорядок работы;
- в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;
- основные категории предполагаемых посетителей;
- модели поведения с каждой категорией посетителей;
- формы регистрации посетителей;
- формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.
Закрепление экспонатов за сотрудниками
Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.
Участие в выставках и ярмарках как средство продвижения товара
... участии в выставке или ярмарке, его следует тщательно обдумать. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо ... рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. В них ... нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д. Целью данной работы является ...
Завоз и вывоз оборудования
Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов
Выставка на сегодняшний день является одним из самых популярных маркетинговых инструментов для продвижения продукции на рынок. В данном исследовании мы рассмотрим основные этапы работы на выставке и методы, которые можно использовать для получения максимального результативного эффекта.
Планирование работы на выставке
Началом является определение целевой аудитории и выбора выставки, которая наиболее соответствует направлению продукции и потребностям целевой аудитории.
Так же необходимо определить цели выставки, график участия, бюджет выставки, подготовить необходимые документы для регистрации.
Курирование дизайна стенда
Наиболее важным фактором успеха работы на выставке является дизайн стенда. Стильная визуальная концептуальность как можно эффективнее показывает качество продукции из первых рук, дает серьезность, профессионализм компании и мотивирует к сотрудничеству.
Существуют различные варианты оформления стенда: фотообои, баннеры, вывески с описанием продукции, текстовыe ячейки (информация о компании, услугах), стойка-витрина.
Постановка графика ввоза/вывоза груза
До начала выставки необходимо уточнить какой срок до выставки и после выставки возможен ввоз/вывоз груза на территорию выставочного центра.
Это поможет избежать недопониманий и защитит вас от непредвиденных расходов.
Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции
На стенде необходимо организовывать элементы других маркетинговых коммуникаций, таких как личная продажа. Выставочный стенд должен стать максимально комфортным местом для переговоров и заключениядеального сделок.
Лучшее место для торговых переговоров выберут люди, которые в профессиональной жизни привыкли в моменты трудовых перегрузок совмещать дела с удовольствиями всегда успевают. Надо помнить, что максимальные результаты на выставке могут быть достигнуты именноб этом режиме работы.
Организация учета посетителей, интересующихся продукцией
Одним из ключевых вопросов работы на выставке является учет посетителей. Если Вы выставляете новую продукцию, то сам по себе факт участия в выставке является целью, а узнавание новинки становиться основной мотивацией визита избирателей на ваш стенд.
Ярмарки и выставки в системе маркетинговых коммуникаций предприятия ООО Таль
... выставке делится на три этапа: подготовка, работа стенда и последующая обработка данных . Планирование участия в выставке ... организаторов выставок. 2. Выбор ... компаний 1.1 Организация проведения выставок и ярмарок Организация выставки является сложным процессом, требующим от организатора выставки и предприятия-экспонента выполнения множества работ и решения разнообразных проблем . организатора выставки ...
Необходима анкета с предложением заполнить её посетителю. Анкета должна содержать следующие строчки: Название компании посетителя, контактный телефон/факс на которые можно связаться для дополнительного контакта, контактное лицо испанием надлежащей безопасности системы, название продукта, стоимость продукта
Планирование работы после окончания выставки
Регистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукцией
Необходимо зарегистрировать всех посетителей, которые проявляли интерес к продукции компании на выставке.
Для регитрации из графика работы помощники должны выделить выбранных лиц в аналитическую таблицу с указанием информации, полученной при заполнении анкеты по следующим столям, как № п/п, дата регистрации, фамилия, имя клиента, контактные данные (тел. или e-mail), дата подписания договора (при наличии), оплаченная сумма (при наличии).
Подведение итогов выставки (затрат, дохода)
Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров
Данный выход из ситуации сохраняет Ваши инвестиции уже в следующий день после выставки, а дальше – это уже то множество действий, что быстро приведут Вас к позиции игрока первого клаcса.
Источники данных
- WMD, Орлова Л.А., 2007
- Гришина Л.С. «Алгоритм маркетинга», 2006
- Подмарков Е.Н. «Интуитивный маркетинг», 2007
В данном исследовании проведен разбор допущенных ошибок при планировании и стенда, а также проанализированы оригинальные решения, как собственные, так и увиденные на стендах других фирм.
По окончании каждой выставки составляется записка, в которой кратко отражаются все проблемы, возникшие при подготовке, а также описывается, как они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Это позволяет обобщить результаты конкретной выставки и зафиксировать все плюсы и минусы работы, выявить свои слабые места и быстро адаптироваться к новым условиям.
