Введение
В настоящее время компьютерные технологии нашли широкое применение в различных сферах человеческой деятельности. В том числе и в сфере домов детского творчества. Работу современного секретаря дома детского творчества трудно представить без использования компьютеров. Сейчас они используются уже не только как вычислительные машины, но и как средства связи. Это позволяет увеличить скорость и качество работы специалиста этой области.
С помощью специальных программ секретарь может создавать заметки и отчеты о проделанной работе. Единственным критерием является то, что они должны быть просты в использовании, с простым для понимания интерфейсом, высокой скоростью обмена данными и малой ресурсоемкостью.
Я проходила практику в Доме детского творчества, который находится по адресу п. Кысыл-Сыр, Вилюйского района, республики Саха.
В доме детского творчества секретарь ведет большинство работ с документами вручную. Это сильно затрудняет секретаря в оформлении и ведении документации на современном уровне.
Цель курсового проекта: спроектировать и разработать БД для секретаря дома детского творчества. После внедрения спроектированной и разработанной мной базы данных упростится работа специалиста.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Описать результаты исследования предметной области с использованием моделей методологии ARIS;
- Разработать ER-диаграмму;
- Описать входную-выходную информацию для будущей БД;
- Построить реляционную схему БД;
- Разработать управляющие запросы на создание базы данных и связей между ними, используя язык SQL;
- Разработать запросы на выборку данных;
- Разработать входную и главную форму;
- Разработать форму выходной информации;
- Разработать инструкцию по эксплуатации.
1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ
1.1 Цель разработки
База данных “Секретарь ДДТ” для дома детского творчества после внедрения позволит специалисту:
- вести автоматизированный учет клиентов;
- сократить время на составление отчетной документации;
- вести учет проделанной работы;
- позволит быстро получить информацию по запрашиваемому запросу.
Она будет актуальна и востребована для секретаря ДДТ.
1.2 Описание результатов обследования предметной области
МБОУ ДДТ мотивирует личности к творчеству и реализации дополнительных образовательных услуг в интересах личности, общества, государства.
Детское творчество
... детское художественное творчество скорее рассматривается как метод наиболее совершенного овладения определенным видом искусства и формирования эстетически развитой личности, чем как созидание объективных художественных ценностей. Исследователь детского творчества ... и продуктах деятельности, а также в методах деятельности, разработанных историко-социальной практикой. Усвоить этот опыт без помощи ...
ДДТ расположен по адресу п. Кысыл-Сыр, «Вилюйский улус (район)», Республика Саха (Якутия)
Рисунок 1 — Структурная схема предприятия
Автоматизация рабочего места секретаря находится в неудовлетворительном состоянии. У секретаря имеется компьютер следующей конфигурации:
INTEL Core i3 2.1ГГц
4096Мб ОЗУ
500Гб жесткий диск
На компьютере установлена ОС Microsoft Windows 7, офисный пакет Microsoft Office 2010.
Рисунок 2 — Диаграмма цепочки добавленной стоимости
Секретарь дома детского творчества осуществляет:
- ведение делопроизводства;
- поручения директора и завуча;
- обеспечение канцелярией.
Функции секретаря:
- Собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы;
- Ведет деловую переписку руководителя — составляет, оформляет проекты писем и вносит в них изменения;
- Осуществляет контроль за правильностью составления, оформления и написания проектов документов, направленных на подпись руководителю;
- Ведет контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
- Организует командировки руководителя, подготавливает для них необходимую информацию;
- Организует работу коллегиальных органов с участием руководителя (например, производственных совещаний), документирует их текущую работу, подготавливает и оформляет итоговые документы.
Секретарь является высококвалифицированным сотрудником.
В задачи секретаря ДДТ входит:
- оформление документации по школе;
- осуществление отчетности по выполненной работе;
- консультация по определенным документационным вопросам.
- решение определенных телефонных разговоров
Документооборот у секретаря в основном ведется в бумажном и электронном виде.
Основными документами, с которыми он работает, являются накладные и заявки.
Рисунок 3 — Диаграмма окружения процесса
Рисунок 4 — Диаграмма цепочки добавленной стоимости
Изучив и проанализировав деятельность специалиста, могу сделать вывод, что секретарь взаимодействует с родителями, директором, управлением образованием и др. ДДТ. Также секретарь является связующим звеном между директором и рабочим коллективом.
1.3
1.3 Разработка информационно логической модели предметной области
Информационно логическую модель предметной области, я представлю с помощью ER-диаграммы, основными объектами которой являются сущности, связи и атрибуты. Условные обозначения моей ER диаграммы представлены в приложении А
В моей ER-диаграмме 4 сущности: Ребенок, Родитель, Преподаватель, Занятие, каждая из сущностей имеет описательные и идентификационные атрибуты. Все сущности связаны при помощи связей. ЕR-диаграмма представлена в приложении Б
Моя ER — диаграмма находится в третьей нормальной форме, так как в ней нет повторяющихся атрибутов, нет атрибутов зависящих от части уникального идентификатора и в ней нет атрибутов зависящих от атрибутов не входящих в первичный ключ.
2. СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ
2.1 Постановка задачи
2.1.1 Описание постановки задачи
На рабочем месте секретаря работает один сотрудник, который занят работой с клиентами и оформлением необходимых директору документов. Информация, с которой работает секретарь, находится в бумажном и электроном виде.
Задание: разработать БД «Секретарь ДДТ», которая позволила бы автоматизировать труд секретаря, в частности хранение необходимых данных, информации о документах и составлять отчетную документацию согласно требованию директора.
2.1.2 Входная информация
В базе данных будет хранится много различных данных. Эти данные делятся по различным классам. К входной информации для данной БД относятся: общая информация о документах, поручениях, приказах. А также дополнительные свойства или примечания. Все данные являются обязательными.
2.1.3 Выходная информация
Из создаваемой БД в дальнейшем необходимо будет извлекать информацию в различной конфигурации. Информация должна извлекаться в форме отчетов и списков, необходимых директору ДДТ, а также запросов на выборку данных по определенным условиям.
2.2 Построение реляционной схемы
2.2.1 Преобразование ER-диаграммы в реляционную схему
Для того чтобы перейти к реляционной схеме БД необходимо воспользоваться следующими правилами
1. Каждая простая сущность переходит в таблицу с тем же именем.
Например: так как, в моей ER-диаграмме 4 сущности, то в базе данных будет 4 таблицы (Ребенок, Занятие, Преподаватель, Родитель).
2. Каждый атрибут сущности становится столбцом таблицы с тем же именем.
3. Компоненты уникального идентификатора сущности переходят в первичный ключ.
Таблица 1 — Идентификаторы таблиц
|
Имя таблицы |
Первичный ключ |
|
|
Занятие |
Название |
|
|
Ребенок |
№ личного дела |
|
|
Преподаватель |
Код преподавателя |
|
|
Родитель |
Код родителя |
|
4 Для каждой сложной связи строится отдельная таблица с тем же именем.
В моей ER- диаграмме предусмотрена сложная связь Заявки, значит к реляционной схеме будет добавлена таблица с соответствующим названием.
Все полученные таблицы необходимо связать с помощью внешних ключей. После проведенных преобразований у меня получилась реляционная схема со связями.
Рисунок 5 — Реляционная схема данных
2.2.2 Нормализация таблиц
Для реализации проекта все таблицы реляционной схемы должны находится в третьей нормальной форме. Все таблицы реляционной схемы БД «Секретарь ДДТ» находятся в 3-й нормальной форме так как в них нет повторяющихся столбцов, простой ключ все не ключевые столбцы не связаны.
2.2.3 Физическое описание модели
Для того чтобы сформировать структуру БД в определённой среде необходимо для каждой таблицы представить физическую модель, в которой отметить тип данных и ограничения целостности для каждого поля таблицы.
Таблица 2 — Реляционная модель таблицы «Занятие»
|
Наименование столбца |
Тип данных |
Ограничение |
|
|
Название |
Текстовый |
Ключевое, не нулевое |
|
|
Количество часов |
Числовой |
Не нулевое |
|
|
Форма отчетов |
Текстовый |
Не нулевое |
|
|
Код преподавателя |
Числовой |
Не нулевое |
|
Таблица 3 — Реляционная модель таблицы «Ребенок»
|
Наименование столбца |
Тип данных |
Ограничение |
|
|
№ личного дела |
Числовой |
Ключевое, не нулевое |
|
|
ФИО ребенка |
Текстовый |
Не нулевое |
|
|
Текстовый |
Не нулевое |
||
Таблица 4 — Реляционная модель таблицы «Преподаватель»
|
Наименование столбца |
Тип данных |
Ограничение |
|
|
Код преподавателя |
Числовой |
Ключевое, не нулевое |
|
|
ФИО преподавателя |
Текстовый |
Не нулевое |
|
|
Адрес преподавателя |
Текстовый |
Не нулевое |
|
|
Телефон |
Числовой |
Не нулевое |
|
Таблица №5 — Реляционная модель таблицы «Заявка»
|
Наименование столбца |
Тип данных |
Ограничение |
|
|
№ заявки |
Числовой |
Ключевое, не нулевое |
|
|
Дата заявки |
Дата\Время |
Не нулевое |
|
|
№ личного дела |
Числовой |
Не нулевое |
|
|
Код родителя |
Числовой |
Не нулевое |
|
Для поддержки внутреннего логического соответствия данных должна быть обеспеченна целостность данных. Целостность сущности требуют, чтобы все записи в таблице имели первичный ключ. Так как в моей реляционной схеме БД у каждой таблицы имеется первичный ключ, то целостность таблицы поддерживается.
Целостность столбцов требует наложения ограничений на данные, которые заносятся в столбец. Так как для каждой таблицы разработана физическая модель с описанием ограничений, то целостность столбца поддерживается. Ссылочная целостность требует, чтобы связь между таблицами, обеспечивалась системой первичный внешний ключ.
Так как в реляционной схеме связь между таблицами обеспечивается с помощью внешних ключей, то ссылочная целостность поддерживается.
2.3 Разработка проекта
базы данных запрос sql
2.3.1 Обоснование выбора СУБД
При выполнении курсового проекта и создании БД я решила воспользоваться СУБД: Microsoft Office Access. При выборе данной программы я первоначально рассматривала её возможности, среду применения, пользователей, их квалификацию и т.п.
Данное ПО предназначено для работы на автономном компьютере или в локальной вычислительной сети под управлением операционной системы Microsoft Windows, поэтому все преимущества Windows (например, вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows) могут использоваться в Access и наоборот.
Access привлекает простотой освоения и возможностью использования непрофессиональным программистом. Он имеет мощные средства подготовки отчетов из БД различных форматов. Поэтому его основное назначение — создание отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработка некоммерческих приложений. Она является набором инструментальных средств, предназначенных для создания и эксплуатации информационных систем.
Access — это популярная настольная система управления базами данных. В богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, c прекрасной реализацией продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя.
СУБД Access является набором инструментальных средств, предназначенных для создания и эксплуатации информационных систем, для управления базами данных.
К удобным для пользователей и разработчиков средствам Access относятся мастера и конструкторы таблиц, форм, запросов и отчётов. Она позволяет автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчёт заработной платы, учёт материальных ценностей и т.п.), разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчёты и др.
Таблица в Access является основным структурный объектом внутреннего строения БД. В неё включают записи определённого вида. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном объекте — элементе БД. По многим причинам вводить все данные в одну таблицу нерационально, поэтому в Access предусмотрен механизм создания связанных между собой разных таблицы с различными видами данных. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере.
В Access можно использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать и с данными из Excel и т.п., а так же имеется встроенный язык SQL, что позволяет напрямую работать в нем.
С помощью средств access можно выполнять следующие операции:
1. Проектировать базовые объекты ИС — двумерные таблицы с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Например, прежде чем заполнять данными любую таблицу, надо создать её макет.
2. Устанавливать связями между таблицами с поддержкой целостности данных, каскадным обновлением полей и каскадным удалением записей.
3. Осуществлять ввод, хранение, просмотр, сортировку, модификацию и выборку данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).
4. Создавать, модифицировать и использовать производные объекты ИС (формы, запросы и отчёты).
В связи с тем, что данное программное обеспечение имеет множество плюсов и незначительное количество минусов, а также довольно доступно, и легко в использовании оно отлично подходит для создания моей БД.
2.3.2 Создание таблиц
Создавать таблицы для базы данных буду с помощью управляющих запросов, записанных на языке SQL. Синтаксис команд Create Table:
CREATE TABLE имя таблицы
({<Определение столбца> / <определение ограничения таблицы>} [,……..{<определение столбца>/< определение ограничения таблицы >}])
Предложение [определение столбца] имеет свой синтаксис:
- <Имя столбца>
- <Тип данных>
- [<ограничение столбца>] [,….,<ограничение столбца>]
Создание таблицы «Занятие»
create table Занятие
(Название_занятия varchar primary key not null,
Количество_часов int not null,
Наименование varchar not null,
Код_преподавателя int not null)
Рисунок 6 — Таблица «Занятие»
Создание таблицы «Преподаватель»
create table Преподаватель
(Код_преподавателя int primary key not null,
ФИО_преподавателя varchar not null,
Адрес_преподавателя varchar not null,
Телефон int not null)
Рисунок 7 — Таблица «Преподаватель»
Создание таблицы «Ребенок»
Create table Ребенок
(№_личного_дела int primary key not null,
ФИО_ребенка varchar not null,
Страховка money not null,
Название_занятия varchar not null)
Рисунок 8 — Таблица «Ребенок»
Создание таблицы «Заявка»
create table Заявки
(№_заявки int primary key not null,
Дата_заявки datetime not null,
№_личного_дела int not null,
Код_родителя int not null)
Рисунок 9 — Таблица «Заявки»
Создание таблицы «Родитель»
create table Родитель
(Код_родителя int primary key not null,
Адрес_родителя varchar not null,
ФИО_родителя varchar not null)
Рисунок 10 — Таблица «Родитель»
Создание на языке SQL запросов на создание связей между таблицами:, Создание связи между «Занятие» и «Ребенок»
alter table Ребенок
add foreign key (Название_занятия)
references занятие
Создание связи между «Занятие» и «Преподаватель»
alter table Занятие
add foreign key (код_преподавателя)
references преподаватель
Создание связи между «Заявки» и «Ребенок»
alter table Заявки
add foreign key (№_личного_дела)
references ребенок
Создание связи между «Заявки» и «Родитель»
alter table Заявки
add foreign key (код_родителя)
references родитель
После запуска всех запросов будет создана реляционная модель
Рисунок 11 — Схема связей между таблицами
2.3.3 Определение и анализ источников данных
БД «Секретарь ДДТ» будет использоваться секретарем в произвольные моменты времени. Для удобства работы я разработал главную кнопочную форму.
Рисунок 12 — Главная форма базы данных
Для ввода данных разработаны входные формы для всех таблиц
Рисунок 13 — Форма таблицы «Занятие»
Рисунок 14 — Форма таблицы «Заявки»
Рисунок 15 — Форма таблицы «Преподаватель»
Рисунок 16 — Форма таблицы «Ребенок»
Рисунок 17 — Форма таблицы «Родитель»
2.3.4 Определение потребителей данных
Основным назначением базы данных является предоставление информации потребителю.
Из БД можно получить информацию следующими способами:
1. С помощью случайных запросов
Запрос 1 — Выборка заявок в 2013 году
SELECT Заявки.[№_заявки], Заявки.[Дата_заявки], Заявки.[№_личного_дела], Заявки.[Код_родителя]
FROM Заявки
WHERE (((Заявки.[Дата_заявки])>=#1/1/2013#));
Рисунок 18 — Результат работы запроса №1
Запрос 2 — Выборка заявок за 2012 год
SELECT Заявки.[№_заявки], Заявки.[Дата_заявки], Заявки.[№_личного_дела], Заявки.[Код_родителя]
FROM Заявки
WHERE (((Заявки.[Дата_заявки])<=#1/1/2013#));
Рисунок 19 — Результат работы запроса №2
Запрос 3 — Выборка занятий количество которых больше 15
SELECT Занятие.[Название_занятия], Занятие.[Количество_часов], Занятие.[Код_преподавателя]
FROM Занятие
WHERE (((Занятие.[Количество_часов])>=16));
Рисунок 20 — Результат работы запроса №4
Запрос 4 — Выборка максимальной страховки
SELECT Ребенок.[№_личного_дела], Ребенок.[ФИО_ребенка], Ребенок.[Страховка], Ребенок.[Название_занятия]
FROM Ребенок
WHERE (((Ребенок.[Страховка])>11000));
Рисунок 21 — Результат работы запроса №4
Запрос 5 — Выборка учителей живущих в городе
SELECT Преподаватель.Код_преподавателя, Преподаватель.ФИО_преподавателя, Преподаватель.Адрес_преподавателя, Преподаватель.Телефон
FROM Преподаватель
WHERE (((Преподаватель.Адрес_преподавателя)=»лесозаводск»));
Рисунок 22 — Результат работы запроса №5
2. С помощью регулярных запросов
Отчеты по таблицам Занятия, Родители, Дети и Преподаватель были разработаны в режиме конструктора и выглядят следующим образом
Рисунок 23 — Отчет таблицы «Занятие»
Рисунок 24 — Отчет таблицы «Заявки»
Рисунок 25 — Отчет таблицы «Преподаватель»
Рисунок 26 — Отчет таблицы «Ребенок»
Рисунок 27 — Отчет таблицы «Родитель»
2.4 Инструкция по эксплуатации
2.4.1 Технические требования к ресурсам
Системные требования ПК для нормального функционирования БД:
Аппаратное обеспечение: Процессор AND Athlon ll X2 2.90 GHz, ОЗУ: 2,00 ГБ, Винчестер: 360 ГБ, Видеопамять: 512 МБ.
Программное обеспечение: Windows 7-8, Microsoft Office — 2010-2013.
2.4.2 Руководство пользователя
Инструкция по эксплуатации БД
1. Для открытия БД «Секретарь ДДТ» необходимо ее запустить с диска.
2. После запуска и открытия БД появится рабочая область с главной кнопочной формой.
С её помощью можно открывать отчеты, формы, а также выполненные запросы- это можно сделать нажав на соответствующую кнопку отчета или формы.
Также на главной кнопочной форме имеются кнопки выход из Access (при нажатии этой кнопки БД автоматический сохраняет все данные и выходит из программ Access), и имеется кнопка справки.
3. В БД можно вносить данные в формы и таблицы и сохранять их.
4. Для просмотра следующих записей в формах необходимо нажать кнопку — следующая запись.
5. Для изменения запросов необходимо перейти в режим SQL для возможности их редактирования. Чтобы перейти в режим SQL необходимо зайти в раздел «Создание» в контекстном меню Access и выбрать пункт меню «Конструктор запросов»
Перейдя в конструктор запросов необходимо закрыть всплывающие окно и для перехода в режим SQL нажать кнопку . Далее появится рабочая область языка SQL где можно создавать или редактировать запросы таблицы и т.д.
6. После выполнения всех операций если возникает необходимость сохранить БД следует нажать кнопку «Сохранить» или «Выход из Access».
Заключение
Во время работы над проектом я получила навыки работы в языке SQL, узнал о возможностях и способах разработки БД с помощью данного языка. Научился разрабатывать удобный графический интерфейс.
В результате выполнения курсового проекта была разработана структура БД «Секретарь ДДТ», определены свойства атрибутов и поддержка целостности данных. Полученная структура обеспечивает независимое сохранение и ведение данных о преподавателях, детях и занятиях. Созданная БД выполняет все поставленные задачи, она проста в использовании и удобна для секретаря дома детского творчества, так как она создавалась с учетом всех тонкостей и особенностей данного вида деятельности.
При внедрении база данных должна существенно облегчить рабочий процесс специалиста.
Цели моего курсового проекта полностью выполнены, работа по разработке БД завершена.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://liarte.ru/kursovaya/baza-dannyih-dom-detskogo-tvorchestva/
1. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. — СПб: Питер, 2001. — 304 с.
2. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных (учебник).
М.: Финансы и статистика. 1995 — 208 с.:ил.
3. Гофман В., Хомоненко А. Работа с базами данных в Delphi. СПб.:БХВ-Петербург, 2000
4. Вендров А. М. Сазе-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 1998.
5. Кен Хендерсон. Руководство разработчика баз данных в Delphi 2. — Киев.: Диалектика, 1996. — 543 с.
6. Кен Хендерсон. Delphi 3 и системы клиент/сервер. Руководство разработчика. — Киев.: Диалектика, 1997. — 735 с.
